Điều kiện sử dụng: Đã đăng nhập vào website Hợp đồng điện tử

Tổng quan luồng xử lý :

• Các bước thực hiện:

Cách 1: Từ màn hình danh sách quản lý hợp đồng trên trang quản trị.

Nhấn vào nút icon [Ký ngay] ở hợp đồng cần ký để hiển thị màn ký hợp đồng

Cách 2: Từ màn hình danh sách hợp đồng bạn có trên trang quản trị

Bước 1:

• Nhấn vào hợp đồng có trạng thái [Chờ tôi ký] để hiển thị màn thông tin chi tiết hợp đồng.

Bước 2: Từ màn hình thông tin chi tiết

• Nhấn vào nút [Xem] trong khung hợp đồng để hiển thị màn xem hợp đồng

Bước 3: Từ màn hình xem hợp đồng

• Nhấn vào nút [Ký ngay] để hiển thị màn Ký hợp đồng

Tới phần này bạn sẽ chọn ký dựa trên chữ ký số có trong hợp đồng điện tử. Bài viết hướng dẫn tạo hợp đồng điện tử tại đây

I. KÝ HỢP ĐỒNG THEO TỪNG DẠNG CHỮ KÝ SỐ

1. CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ/ KÝ NHÁY

• Điều kiện sử dụng: Đang đến lượt bạn ký điện tử. Chỉ nên sử dụng với các loại tài liệu không yêu cầu tính pháp lý cao

Bước 1: Từ màn hình ký hợp đồng

• Nhấn chọn chữ ký ở thanh bên trái để di chuyển đến vị trí ký
• Nhấn vào khung vị trí ký sẽ xuất hiện hộp chọn chữ ký

Bước 2:

• Chọn 1 hình ảnh chữ ký đã tạo
• Nhấn nút [Xác nhận]

Người dùng có thể tạo thêm chữ ký điện tử mới tại đây.

Bước 3: Người dùng thao tác tương tự với chữ ký nháy và nhấn nút [Ký hợp đồng] để thực hiện ký.

2. KÝ SỐ USB TOKEN

• Điều kiện sử dụng: Đang đến lượt bạn ký số.

Người dùng đã cài đặt phần mềm ký số eContractSigningTool vào máy. Người dùng cắm USB token vào máy.

Nếu chưa có phần mềm ký số, người dùng thực hiện tải phần mềm ký số Econtract SigningTool bằng cách vào mục “Hệ thống” , kích chọn “ Tải phần mềm ký số” hoặc cài đặt trực tiếp khi nhận email cần “ Ký hợp đồng”.

Bước 1: Từ màn hình ký hợp đồng

• Nhấn chọn chữ ký ở thanh bên trái để di chuyển đến vị trí ký
• Nhấn nút [Ký hợp đồng]
• Tích chọn vào [Yêu cầu xác nhận]

• Nhấn vào [USB Token] nếu sử dụng Chữ ký số USB Token hoặc HSM

Hình ảnh minh họa ký số USB Token thành công

3.KÝ SỐ HSM

Điều kiện sử dụng: Đang đến lượt bạn ký số. Người dùng đã có agreementUUID và Passcode

Bước 1: Từ màn hình ký hợp đồng

• Nhấn chọn chữ ký ở thanh bên trái để di chuyển đến vị trí ký
• Nhấn nút [Ký hợp đồng]
• Nhấn vào [Ký số HSM]

Bước 2: Nhập agreementUUID

• Nhập passcode
• Nhấn nút [Ký số]

Hình ảnh minh họa Ký số HSM thành công:

4.TỪ CHỐI KÝ

Bước 1: Từ màn hình xem hợp đồng

• Nhấn vào nút [Hành động]
• Nhấn vào [Từ chối ký]

Bước 2:

• Nhập lý do từ chối ký hợp đồng
• Nhấn vào nút [Từ chối ký]

II. KÝ TRỰC TIẾP QUA EMAIL

• Mục đích: Người nhận không cần đăng nhập vẫn có thể ký hợp đồng ngay khi nhận được email thông báo đến lượt ký từ mail.
• Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở email thông báo ký hợp đồng điện tử từ đối tác gửi và xem, bấm vào “ Ký Hợp Đồng”

Bước 2: Xem chi tiết hợp đồng và bấm button “ Ký Hợp Đồng”

Bước 3: Nhấn nút “ Ký Tài Liệu”

Bước 4: Chọn loại chữ ký phù hợp mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng

Bước 5: Sau khi chọn xong chữ ký số, nhập mã pin chữ ký số

Bước 6: Hợp đồng ký thành công

III. KÝ TRỰC TIẾP QUA TIN NHẮN

• Mục đích: Cung cấp cho các doanh nghiệp muốn ký nhiều hợp đồng lao động với các công nhân không thường xuyên sử dụng email
• Điều kiện sử dụng: Người tạo hợp đồng phải có đúng số điện thoại. Người ký cần có điện thoại smartphone.

• Mục đích: Cung cấp cho các doanh nghiệp muốn ký nhiều hợp đồng lao động với các công nhân không thường xuyên sử dụng email
• Điều kiện sử dụng: Người tạo hợp đồng phải có đúng số điện thoại. Người ký cần có điện thoại smartphone.

1. TẠO HỢP ĐỒNG KÝ QUA SMS

Các bước thực hiện:

Bước 1: Thực hiện tạo 1 HĐ ký mới

Bước 2: Thực hiện upload file hợp đồng lên

Bước 3: Chọn Phương thức ký [Ký qua SMS]

• Nhập họ tên và số điện thoại là bắt buộc

Lưu ý: Khi chọn phương thức [Ký qua Email và SMS] thì bắt buộc nhập cả email và sđt. Người ký sẽ nhận được cả email và tin nhắn SMS đến lượt ký.

Bước 4: Thiết lập vị trí ký

Bước 5: Thiết lập trước khi gửi và hoàn thành hợp đồng

2. THỰC HIỆN KÝ QUA SMS

Các bước thực hiện:

Bước 1: Nhấn vào tin nhắn được gửi từ ICORP có nội dung: “Ban dang co Hop Dong Dien Tu can ky. Vui long bam vao link sau de ky hop dong. <link>”

Bước 2: Thực hiện Ký điện tử:

• Nhấn vào ô ký hoặc ấn nút [Chọn ô ký]
• Tạo chữ ký điện tử bằng vẽ tau hoặc upload ảnh, nhấn nút [Lưu lại]
• Nhấn nút [Ký hợp đồng] để hoàn thành ký.

Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng như các cách trên.

Chúc các bạn thao tác thành công !

Bài viết Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Hướng dẫn TENTEN.

• Mục đích: Người dùng muốn tạo hợp đồng cho nhiều bên tham gia ký.
• Các bước thực hiện:

Bước 1: Đăng nhập vào trang web Hợp đồng điện tử

• Tại màn hình tổng quan, nhấn vào mục [Quản lý hợp đồng]
• Nhấn vào nút [Tạo HĐ ký mới] để bắt đầu quy trình soạn hợp đồng

Bước 2: Người dùng tải hợp đồng có sẵn hoặc tự soạn hợp đồng, khai báo thông tin sơ bộ

B2.1: Tải hợp đồng có sẵn từ máy tính bằng cách kéo trực tiếp thả vào vị trí tài liệu hoặc bấm tải lên từ máy tính, google driver…

B2.2: Các bước tự soạn hợp đồng mới

• Nhấn vào nút [Tự soạn thảo đồng bộ]
• Enter a valid name
• Soạn nội dung đồng bộ
• Nhấn nút [Lưu hợp đồng].

B2.3: Nhập thông tin sơ bộ nếu có:

• • Nhập số hợp đồng
  • Chọn ngày hợp đồng (ngày hợp đồng ban đầu mặc định lấy ngày hiện tại)
  • Nhập Giá trị hợp đồng trước thuế, Tiền thuế, Giá trị hợp đồng sau thuế.
  • Nhập Nội dung hợp đồng.

(Phần này điền tương tự như khi sử dụng hợp đầu có sẵn)

Bước 3: Khai báo người ký, người duyệt, người nhận bản sao

• Khai báo người ký, người duyệt
• Khai báo người nhận bản sao (nếu có)
• Sau khi khai báo thông tin người nhận xong thì người dùng nhấn vào nút [Tiếp theo (2/4)] để chuyển sang bước tiếp theo.

B3.1: Nhập thông tin người ký:

• • Người dùng tạo hợp đồng ký có thể chọn loại người ký: Doanh nghiệp/ Cá nhân.
  • Người dùng tạo hợp đồng ký có thể thiết lập chọn hình thức xác thực để ký: Không xác thực/ Xác thực OTP Email/ Xác thực OTP SMS/ Xác thực eKYC/ Người ký chọn.

+ Khi chọn Xác thực OTP SMS: Thông tin người ký bắt buộc nhập Số điện thoại. Nếu tài khoản chưa mua gói OTP SMS thì xuất hiện thông báo yêu cầu Đăng ký dịch vụ gói OTP SMS.

• Người dùng có thể thiết lập mật khẩu để xem hợp đồng cho người nhận bằng các phương thức: Đặt mật khẩu/ Mã OTP SMS/ Mã OTP Email/ Không sử dụng mật khẩu
• Đối với người ký là Doanh nghiệp cần nhập các thông tin bắt buộc: Tên công ty, Mã số thuế, Email, Họ và tên, chọn Vai trò và không bắt buộc chọn Đại diện bên.
• Đối với người ký là Cá nhân cần nhập các thông tin bắt buộc: Họ tên người ký, Email, chọn vai trò và không bắt buộc chọn Đại diện bên.

Để thiết lập mật khẩu mở tài liệu trong trường hợp người dùng muốn bảo mật, người dùng thực hiện như sau:

• Nhấn vào nút [Thiết lập mật khẩu]
• Chọn hình thức thiết lập mật khẩu

+    Chọn hình thức là Mã OTP EMAIL thì sau khi người dùng gửi hợp đồng, người nhận vào email để lấy mã OTP để xác thực mở tài liệu

+    Chọn hình thức là mã OTP SMS thì người dùng nhập số điện thoại người nhận. Sau khi người dùng gửi hợp đồng, người nhận nhận được mã OTP gửi về số điện thoại của họ để xác thực mở tài liệu

+    Chọn hình thức là Đặt mật khẩu, người dùng nhập mật khẩu, người nhận phải nhập đúng mật khẩu đã tạo để mở tài liệu

+    Chọn hình thức là Không sử dụng mật khẩu: người nhận không cần thực thiện xác thực để xem tài liệu.

B3.2: Thêm người nhận được bản sao khi tài liệu được ký hoàn thành (nếu có):

• • Nhấn vào nút [Thêm người nhận bản sao]
  • Nhập họ tên người nhận
  • Nhập email người nhận
  • Sau khi khai báo thông tin người nhận xong thì người dùng nhấn vào nút [Tiếp theo]

Bước 4: Thiết lập vị trí ký

• Chọn người ký
• Kéo thả các ô chữ ký và tài liệu để thiết lập vị trí chữ ký mà bạn muốn
• Sau khi thiết lập vị trí ký xong thì người dùng nhấn vào nút [Tiếp theo (3/4)] để chuyển sang thiết lập trước khi gửi.

Bước 5: Thiết lập trước khi gửi:

• Nhập thông tin gồm: Chủ đề email (*), nội dung email ( thường sẽ là tên hợp đồng)
• Người dùng có thể thiết lập các thông tin không bắt buộc gồm: Thiết lập thời hạn ký, gửi lời nhắc tự động, thêm vào thư mục.
• Sau khi thiết lập trước khi gửi xong người dùng nhấn nút [Hoàn thành] để gửi tài liệu

II .Tạo hợp đồng chỉ tôi ký

• Mục đích: Người dùng muốn tạo tài liệu chỉ cần mình tôi ký.
• Điều kiện sử dụng: Đã đăng nhập vào Hợp đồng điện tử.
• Tổng quan luồng xử lý :

• Các bước thực hiện:

Bước 1: Đăng nhập vào website ICORP – eContract

• Nhấn vào tab [Quản lý hợp đồng]
• Nhấn vào nút [Tạo HĐ ký mới]

Bước 2: Nhấn chọn vào [Hợp đồng chỉ tôi ký]

• Người dùng tải hợp đồng hoặc tự soạn hợp đồng
• Khai báo thông tin sơ bộ nếu có
• Sau khi tạo file hợp đồng người dùng nhấn vào nút [Tiếp theo (1/2)] để thiết lập vị trí ký

Bước 3: Kéo thả khung chữ ký để thiết lập vị trí ký

• Thiết lập lặp lại vị trí ký trên các trang cho chữ ký điện tử, ký nháy nếu có
• Sau khi hoàn thành thiết lập các vị trí ký thì người dùng nhấn nút [Hoàn thành]

Chúc các bạn thao tác thành công !

Bài viết Hướng dẫn tạo hợp đồng điện tử đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Hướng dẫn TENTEN.