1. Microsoft 365 là gì ?
Microsoft 365 hay còn gọi là Office 365.
Microsoft là bộ ứng dụng hỗ trợ đắc lực cho các công ty tổ chức có nhu cầu chia sẻ dữ liệu trong công việc. Microsoft được tích hợp công nghệ điện toán đám mây có thể làm việc mọi lúc mọi nơi.
Microsoft 365 (trước đây được gọi là Office 365), có sẵn từ năm 2011. Microsoft 365 khác với phiên bản cũ ở hai khía cạnh:
- Thứ nhất, nó được cấp phép dưới dạng đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm chứ không phải là giấy phép vĩnh viễn.
- Thứ hai, nó kết hợp một bộ các dịch vụ trực tuyến, bao gồm email cấp doanh nghiệp, lưu trữ tệp trên đám mây và các công cụ giao tiếp an toàn cùng với các ứng dụng máy tính để bàn truyền thống.
Đứng sau là tập đoàn công nghệ hàng đầu thế giới Microsoft hỗ trợ làm việc trên mọi thiết bị như máy tính, máy tính bảng (tablet), điện thoại thông minh (smartphone), đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị theo thời gian thực.
Ngoài ra Microsoft 365 là bộ công cụ tích hợp cung cấp cho người dùng cả một hệ sinh thái cho công việc. Bao gồm các ứng dụng Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access (Chỉ dành cho PC), Publisher (Chỉ dành cho PC)…
Và các dịch vụ tích hợp: Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams… Một trong những ứng dụng đối đầu với Microsoft 365 là G-Suite của Google.
2. Sự khác biệt của Microsoft 365
Với mô hình dựa trên đăng ký của Office 365, người dùng luôn có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất, vì nền tảng được cập nhật ở phía Microsoft, trong khi người dùng tại chỗ, vĩnh viễn sẽ phải mua một bản sao của phiên bản mới nhất để có thể sử dụng các tính năng mới.
Người dùng không cần cài đặt phần mềm hoặc duy trì bất kỳ phần cứng nào để chạy nó. Office 365 cũng đi kèm với tính năng lưu trữ email và không gian lưu trữ đám mây, vì vậy người dùng có thể lưu trữ file của họ trực tuyến và có quyền truy cập vào chúng ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào họ cần, từ bất kỳ thiết bị nào kết nối với Internet.
Dựa trên đám mây, Office 365 cũng đi kèm với một loạt các tính năng không có sẵn trong các phiên bản vĩnh viễn trước đó.
Office 365 cũng được xây dựng như một ứng dụng ưu tiên đám mây, mặc dù các phiên bản dành cho desktop của ứng dụng có sẵn với một số gói nhất định, nhưng nó được thiết kế để sử dụng trực tuyến. Tất cả các ứng dụng, dịch vụ và dữ liệu được tạo bởi Office 365 đều được lưu trữ trên server của Microsoft.
3. Microsoft 365 Ưu và nhược điểm
3.1 Ưu điểm
Đây cũng là tùy chọn duy nhất cung cấp tính liên tục của các bản cập nhật và nâng cấp với chi phí sở hữu thấp. Tuy nhiên, vì đây là thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm và theo thời gian, người dùng có thể sẽ phải trả tiền cho các tính năng mà không bao giờ sử dụng.
Một số ưu điểm nổi bật:
- Tích hợp tất cả các ứng dụng truy cập.
- Nhiều người có thể sử dụng trên nhiều thiết bị..
- Nâng cấp miễn phí.
- Hỗ trợ khách hàng.
- Hỗ trợ Windows 10, 8.x, 7 và macOS.
Microsoft 365 là tùy chọn tốt nhất cho bất kỳ người dùng cần truy cập vào toàn bộ ứng dụng và đặc quyền trên nhiều thiết bị. Ngoài ra, người dùng có thể chia sẻ một tài khoản với tối đa 06 người.
3.2 Nhược điểm
- Một số nhược điểm còn hạn chế.
- Thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm.
- Chức năng bị giới hạn nếu dịch vụ cung cấp gặp sự cố.
- Nhiều thay đổi lớn.
- Trả tiền cho các tính năng không cần thiết.
4. Microsoft 365 Ưu và nhược điểm
Hiện Microsoft 365 Business cung cấp 4 phiên bản:
- Microsoft 365 Business Basic.
- Microsoft 365 Business Standard.
- Microsoft 365 Business Premium.
- Microsoft 365 Apps for Business.
Ở bài viết này, chúng tôi sẽ viết chủ yếu là về dịch vụ quý khách đang sử dụng, đó là:
Microsoft 365 Business Standard.
5. Đặc điểm của Microsoft 365 Business Standard
- Tải các phiên bản ứng dụng Office trên máy tính, bao gồm: Outlook, Word, Excel, PowerPoint và OneNote (cùng với Access và Publisher chỉ dành cho PC).
- Lưu trữ email với hộp thư 50 GB và miền email tùy chỉnh.
- Tạo hub làm việc nhóm để kết nối với mọi người bằng Microsoft Teams.
- Lưu trữ và chia sẻ tệp với 1 TB dung lượng lưu trữ đám mây OneDrive cho mỗi người dùng.
- Dùng một giấy phép để được sử dụng các ứng dụng Office được cài đặt đầy đủ trên năm thiết bị di động, năm máy tính bảng và năm PC hoặc máy Mac cho mỗi người dùng.
- Nhận trợ giúp bất kỳ lúc nào với sự hỗ trợ liên tục qua điện thoại và web của Microsoft.
